Cinco preguntas clave sobre la automatización del cumplimiento de FATCA y CRS

La automatización está transformando el panorama del cumplimiento de FATCA y CRS. En Trans World Compliance, hemos estado al frente de este debate, en el que han surgido una serie de preguntas de profesionales que desean optimizar sus procesos de cumplimiento. En esta publicación, compartimos algunas de estas preguntas clave, respondidas por Avril Bell, especialista en CRS y FATCA y directora ejecutiva de Complere Consulting Pty Ltd, nuestro socio estratégico. Las ideas de Avril sobre la automatización en los procesos de cumplimiento ponen de relieve cómo las instituciones financieras pueden aprovechar la tecnología para mejorar la precisión, la eficiencia y el cumplimiento normativo en sus informes sobre FATCA y CRS.

1. ¿Cómo pueden las instituciones financieras automatizar el proceso de identificación de los reportes FATCA y CRS, garantizando unas declaraciones precisas y conformes?

Es esencial formular las preguntas adecuadas en los formularios de autocertificación/solicitud para poder identificar la verdadera residencia fiscal de los titulares de las cuentas. A menos que la institución financiera tenga motivos para saber que el formulario de autocertificación o de solicitud incluye información incorrecta al comparar estos formularios con la información AML/KYC, la información proporcionada puede aceptarse como correcta. Existen soluciones automatizadas de diligencia debida que permiten leer sistemáticamente las autocertificaciones o los formularios de solicitud de embarque. A continuación, la información debe importarse a la base de datos de clientes.

La información clave que debe recopilarse como parte de las autocertificaciones o los formularios de solicitud que se incluirán en las bases de datos de clientes incluye:

Nombre y apellidos. Nombre legal para las entidades.
También debe registrarse la dirección residencial principal en el caso de las personas físicas, la dirección comercial, la oficina principal o el domicilio social en el caso de las entidades, así como cualquier otra dirección recopilada, como direcciones postales y apartados de correos.
Número de identificación fiscal («NIF») y país de residencia fiscal.
Fecha de nacimiento para las personas físicas.
Nacionalidad y ciudadanía para FATCA.
Número de teléfono.
Instrucciones permanentes.
Poderes o autoridades firmantes de la cuenta.
Clasificaciones FATCA y CRS de la entidad.
Datos de las personas que ejercen el control para las entidades pasivas no financieras (extranjeras).

2. ¿Cuáles son los requisitos de reporte actuales para las personas que ejercen el control en las cuentas patrimoniales con arreglo al CRS y cuáles son las principales actualizaciones?

En general, las herencias de fallecidos están excluidas de la obligación de informar. Sólo se requiere informar cuando los activos financieros y los ingresos han sido transferidos a los beneficiarios de la sucesión.

3. ¿Cómo pueden las instituciones financieras adelantarse eficazmente a la evolución de las normativas FATCA y CRS?

Las instituciones financieras deben adoptar un enfoque proactivo supervisando continuamente las actualizaciones normativas de las autoridades fiscales pertinentes y de organismos internacionales como la OCDE. Invertir en tecnología de cumplimiento que ofrezca actualizaciones periódicas en línea con los cambios normativos puede ayudar a automatizar los procesos de cumplimiento y reducir el riesgo de errores.

Además, las instituciones financieras deben fomentar una cultura de cumplimiento mediante la formación continua del personal, la realización de auditorías internas periódicas para identificar posibles lagunas y la búsqueda de asesoramiento experto cuando sea necesario. La colaboración con otras instituciones y la participación en foros del sector también pueden proporcionar información valiosa sobre las tendencias emergentes y las mejores prácticas.

4. ¿Cuáles son las principales ventajas de automatizar los procesos de reporte FATCA y CRS de las instituciones financieras?

La automatización de los procesos de reporte FATCA y CRS ofrece varias ventajas clave para las instituciones financieras:

Reduce significativamente el riesgo de error humano al garantizar que los datos se capturan, procesan y notifican con precisión de acuerdo con los requisitos normativos. La automatización también aumenta la eficiencia al agilizar los flujos de trabajo, reducir el tiempo y los recursos necesarios para la introducción manual de datos y mejorar la velocidad general de los informes de cumplimiento.
Los sistemas automatizados pueden adaptarse fácilmente a los cambios normativos, garantizando que las instituciones cumplan las normas más recientes.
La automatización proporciona una mejor escalabilidad, permitiendo a las instituciones gestionar volúmenes crecientes de datos y cuentas sin los correspondientes aumentos en los costes de cumplimiento.

5. ¿En qué difieren las obligaciones de reporte de los fideicomisos según las normativas FATCA y CRS?

Bajo FATCA, los fideicomisos que califican como Instituciones Financieras Extranjeras (FFI), como los fideicomisos documentados por el fideicomisario, deben informar sobre los titulares de cuentas estadounidenses o las personas que los controlan. La atención se centra principalmente en identificar a las personas estadounidenses para cumplir el objetivo de la FATCA de combatir la evasión fiscal de los ciudadanos estadounidenses que poseen activos financieros en el extranjero.

En virtud de la CRS, las obligaciones de reporte de los fideicomisos son más amplias. Los fideicomisos que cumplen los requisitos para ser considerados instituciones financieras deben informar sobre todos los titulares de cuentas y personas que ejercen el control que sean residentes fiscales de las jurisdicciones participantes en el CRS, no sólo las personas estadounidenses. Esto incluye la identificación del fideicomitente, los fideicomisarios, los beneficiarios y otras personas físicas que ejerzan el control último sobre el fideicomiso. El marco CRS tiene como objetivo promover la transparencia y evitar la evasión fiscal global. Es crucial que los fideicomisos evalúen cuidadosamente sus obligaciones de información en virtud de FATCA y CRS para garantizar su pleno cumplimiento.

Hoy en día, automatizar el cumplimiento de FATCA y CRS no sólo es beneficioso, sino esencial. Avril Bell ha proporcionado información vital sobre cómo las instituciones financieras pueden aprovechar la tecnología para mejorar sus procesos de cumplimiento.

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