Relatórios regulamentares para os bancos: porque é importante?
Os relatórios regulamentares são parte integrante da actividade bancária e financeira. Ajuda as instituições financeiras a assegurar que os mercados financeiros funcionam bem, são eficientes e eficazes para todos os participantes. Este artigo fornecerá uma visão geral da sua importância, como melhorá-la dentro das empresas, e os riscos de não cumprimento.
O que é um relatório regulamentar?
Os relatórios regulamentares para os bancos são o processo de documentação de informações sobre as actividades e operações de uma empresa. Inclui tudo, desde auditorias internas a relatórios externos. O objectivo dos relatórios é assegurar que toda a informação relevante está disponível para aqueles que dela necessitam, e que todos os aspectos de uma empresa estão a funcionar de acordo com a lei e as melhores práticas.
O primeiro passo para garantir que um banco cumpre com os relatórios regulamentares é descobrir as leis e regulamentos que lhe são especificamente aplicáveis. Depois, deve haver a certeza de que tudo está a ser feito para cumprir esses requisitos. No nosso blogue ‘Conformidade regulamentar para principiantes’ listamos alguns dos actos que estão actualmente em vigor.
Em qualquer caso, é provável que os bancos já estejam a fazer algum tipo de relatórios regulamentares; coisas simples como manter registos de transacções e processos, ter procedimentos bem implementados, e formação formalizada, são frequentemente desconsideradas.
Porque é importante a elaboração de relatórios regulamentares?
Os relatórios regulamentares poderiam ser pensados para garantir que os bancos cumprem todas as leis em vigor. No entanto, o cumprimento não é - e não deve ser considerado - apenas requisitos legais, uma vez que inclui normas éticas e responsabilidade social.
Todos os elementos de um banco, sejam empregados, empreiteiros, fornecedores ou clientes, devem cumprir os regulamentos, e os bancos devem certificar-se de que nenhuma lei ou directriz é violada, mesmo que involuntariamente.
Para cumprir, as políticas devem incluir procedimentos claros para ajudar os bancos a identificar riscos. Devem também descrever estratégias que permitam mitigar esses riscos, e a implementação de controlos que ajudem a assegurar que esses riscos continuem a ser mitigados.
Há várias razões que ilustram porque é importante a apresentação de relatórios regulamentares. Aqui está uma lista de alguns deles:
Evitar as repercussões legais e económicas
Quando um banco cumpre correctamente todas as leis, fica longe de quaisquer possíveis repercussões legais que, quando considerado culpado, normalmente vêm com grandes multas. Este é talvez o benefício mais claro nos relatórios regulamentares. As políticas de cumprimento não devem ser tomadas como garantidas, pois são uma forma de mostrar que os bancos estão empenhados em cumprir os regulamentos do sector, bem como de assegurar que todos os empregados também o façam.
Responsabilização: quando e como aconteceu
Naturalmente, a situação ideal é que nada corra mal. No entanto, qualquer banco deve estar preparado para o caso quando algo o faz e ter planos de reserva. Se os relatórios regulamentares também estiverem disponíveis como dados, será fácil rastrear de volta e identificar exactamente o que aconteceu e porquê. Esta informação será capaz de tranquilizar os interessados sobre a integridade dos procedimentos regulamentares do banco, bem como de ajudar o banco a adaptar-se.
Confiança interna e confiança externa
O que pode prejudicar um banco ainda mais do que as repercussões económicas é que os clientes perdem a confiança na sua capacidade de lidar com as suas informações; um banco não pode sobreviver sem clientes, e uma reputação quebrada não ajudará a obter novos clientes. Por outro lado, a confiança interna também é importante para qualquer banco. Sem ela, as pessoas não se sentirão seguras a fazer o seu trabalho. Por conseguinte, a regulamentação é tão importante; dá a todos a garantia de que tudo é feito de forma correcta e segura.
Quais são os riscos associados aos relatórios regulamentares?
Quando falamos de risco, do ponto de vista dos relatórios regulamentares, estamos a falar de qualquer evento que possa ter efeitos adversos num banco, quer seja a sua condição financeira projectada, que inclui a diminuição do capital e da liquidez, ou a sua resiliência, o que significa a capacidade do banco de resistir a períodos de stress, longos ou curtos.
Existem várias categorias de riscos para os bancos. Iremos desenvolver quatro deles -operacionais, de conformidade, estratégicos e reputacionais-, que estão associados à preparação, revisão, e apresentação de relatórios regulamentares. Estas categorias não devem ser consideradas como riscos individuais, uma vez que não são mutuamente exclusivas, e a maior parte das vezes os bancos são expostos a múltiplas delas de uma forma interdependente e correlacionada. Quando os examinadores avaliam um banco, estarão conscientes desta interdependência, e avaliarão o que pode elevar significativamente o risco dentro do banco e dos seus produtos.
Risco operacional
O termo risco operacional refere-se ao risco do desempenho financeiro actual e futuro decorrente de processos, pessoas, tecnologia, ou sistemas inadequados ou falhados. Inclui riscos associados ao controlo de má qualidade, erro do funcionário, roubo, fraude, perda de dados, ciberataques, catástrofes naturais, e questões de conformidade regulamentar.
Todos os elementos do processo de relatórios regulamentares, tais como preparação, revisão, e relatórios, estão associados ao risco operacional. Qualquer falha no sistema, ou nos processos e procedimentos do banco, bem como erro humano e fraude, pode levar a informações inexactas nos relatórios regulamentares.
Por exemplo, os bancos utilizam normalmente um sistema automatizado que lhes permite preparar, rever e enviar relatórios regulamentares. Contudo, o que aconteceria se este sistema automatizado não fosse programado correctamente, ou não tivesse os controlos adequados, ou não tivesse sido actualizado ou modificado ultimamente para cumprir os mais recentes requisitos de segurança? Bem, a exposição ao risco operacional do banco seria aumentada. Ter um sistema automatizado pode reduzir erros manuais, mas tem os seus próprios riscos, para os quais cada banco se deve preparar.
Risco de conformidade
O risco de conformidade é o risco relacionado com a violação de leis e regulamentos, e de não conformidade com as orientações, normas, políticas e procedimentos estabelecidos. Ter um risco de conformidade elevado significa expor o banco a potenciais repercussões legais e económicas, tais como multas, pagamento de liquidações, e contratos anulados.
Risco estratégico
O risco estratégico resulta da tomada de más decisões, da implementação deficiente das decisões empresariais, ou da falta, dentro do banco, da necessária capacidade de resposta às mudanças feitas no sector bancário. Quando os relatórios regulamentares são feitos de forma incorrecta, ou inexacta, o risco estratégico de um banco pode aumentar, uma vez que a direcção estará a utilizar informações imprecisas para supervisionar o desempenho e as condições gerais do banco.
Risco reputacional
Finalmente, o risco de reputação refere-se à opinião pública e aos seus efeitos sobre a condição financeira e a resiliência do banco. Uma reputação prejudicada poderia ter impacto na competitividade do banco, uma vez que seria cada vez mais difícil estabelecer novos contactos, relações, serviços e clientes. Também pode ser difícil continuar a assegurar a confiança dos clientes e das partes interessadas, uma vez que é um sinal de que os protocolos implementados contra as violações de dados, entre outras coisas, estão a falhar. É importante minimizar o risco de reputação, atrair e manter interessados, investidores e clientes, e evitar quaisquer repercussões que possam afectar os ganhos actuais e futuros.
Como gerir o risco associado aos relatórios regulamentares?
Para gerir correctamente o risco associado aos relatórios regulamentares, cada banco deve estar consciente da sua dimensão, complexidade e perfil de risco. Desta forma, será mais fácil implementar um sistema eficaz e apropriado de gestão do risco que seja capaz de identificar, medir, monitorizar e controlar o risco. Um sistema eficaz de gestão do risco é o que os examinadores normalmente avaliam, e algumas das coisas consideradas são as políticas do banco, os processos, e os sistemas de controlo.
Há várias formas de abordar a gestão do risco; aqui está uma visão geral de algumas delas.
A Direcção
A gestão do risco de relatórios regulamentares começa a partir do topo. É importante que o conselho dê o exemplo aos restantes funcionários, estabelecendo uma estrutura de governação eficaz e apropriada num ambiente motivado para dar prioridade ao cumprimento que aplica os actuais requisitos de relatórios regulamentares. Uma vez que é normalmente o conselho, ou os comités relevantes, que recebem a informação de informação regulamentar, é natural que a utilize para ajudar com a responsabilidade do banco.
Os examinadores também analisam os acordos de compensação de incentivos, e uma das coisas que é avaliada é que estas compensações não são incentivos para apresentar relatórios regulamentares imprecisos. É da responsabilidade do conselho de administração assegurar que as compensações de incentivo sejam devidamente equilibradas e não ponham em risco a segurança do banco.
Políticas e procedimentos
Outros actores importantes na elaboração de relatórios regulamentares são as políticas e procedimentos. Estes asseguram que os processos de elaboração de relatórios, bem como as responsabilidades do pessoal, são claramente definidos para proporcionar uma protecção eficaz contra riscos. A existência de políticas eficazes permite aos bancos identificar claramente as responsabilidades, desde indivíduos ou departamentos que teriam de preparar os relatórios regulamentares, até àqueles que teriam de os rever para efeitos de exactidão e conformidade com os requisitos antes de serem apresentados.
A implementação de políticas e procedimentos para relatórios regulamentares é uma tarefa delicada; aqui estão algumas coisas que não devem ser negligenciadas:
- Requisitos de formação para o pessoal.
- Atribuição de responsabilidades na preparação, revisão, e apresentação de relatórios.
- Requisitos para a elaboração de relatórios.
- Conformidade com as leis e regulamentos da indústria.
- Directrizes para a documentação da documentação.
- Directrizes para a selecção, utilização e actualização do software de elaboração de relatórios.
- Normas para a qualidade dos dados.
- Directrizes para a alteração de processos com requisitos novos ou actualizados para relatórios regulamentares e relatórios criptográficos.
Sistemas de controlo
Os sistemas de controlo são utilizados pelos gestores bancários para medir o seu desempenho e avaliar o risco e a eficácia dos processos e procedimentos implementados. Fazem-no com sistemas ou funções de informação, tais como auditorias (tanto internas como externas) e controlos de qualidade. Muitas vezes designados por segunda linha de defesa, os controlos internos são avaliados através das análises de risco do banco para medir a sua eficácia. A terceira linha de defesa é o programa de auditoria.
Como melhorar os relatórios regulamentares?
O primeiro passo para melhorar os relatórios regulamentares é compreendê-lo, e uma vez que isso seja feito, o resto dos passos seguir-se-á facilmente.
Por exemplo, passar de um sistema manual para um sistema automatizado irá remover os erros humanos que podem contribuir para o risco regulamentar. É também uma forma mais rápida de rever e arquivar relatórios, especialmente numa indústria rápida como a financeira.
Como pode a Trans World Compliance ajudar os bancos?
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Em conclusão
Revimos a importância dos relatórios regulamentares para os bancos: evita repercussões legais e económicas, ajuda a reduzir quando e porquê os erros ocorreram e mantém a confiança interna e a confiança externa.
Também analisámos os quatro principais tipos de riscos associados aos relatórios regulamentares: operacionais, de conformidade, estratégicos, e de reputação. Estes não devem ser considerados como riscos individuais, uma vez que na maioria das vezes os bancos são expostos a múltiplos deles de uma forma interdependente e correlacionada.
Finalmente, estabelecemos os diferentes actores que podem contribuir para a gestão do risco associado aos relatórios regulamentares, desde o conselho de administração e gestão até às políticas e procedimentos, passando pelos diferentes sistemas de controlo. Quando todos eles trabalham de forma eficaz, os riscos são minimizados e os relatórios regulamentares são melhorados.
