Reporte regulatorio para bancos: ¿por qué es importante?
El reporte regulatorio es una parte integral de la banca y las finanzas. Ayuda a las instituciones financieras a garantizar que los mercados financieros funcionen bien, y sean eficientes y eficaces para todos los participantes. Este artículo ofrecerá una visión general de la importancia del reporte regulatorio, de cómo mejorarlo en las empresas y de los riesgos de no cumplirlo.
¿Qué es el reporte regulatorio?
El reporte regulatorio es el proceso de documentar la información sobre las actividades y operaciones de una empresa. Incluye todo, desde las auditorías internas hasta los informes externos. El propósito de la presentación de reportes es garantizar que toda la información relevante esté disponible para quienes la necesitan, y que todos los aspectos de una empresa funcionen de acuerdo con la ley y las mejores prácticas.
El primer paso para asegurarse de que un banco cumpla con los reportes regulatorios es averiguar las leyes y los reglamentos que aplican específicamente al banco. Luego, hay que tener la certeza de que se está haciendo todo lo posible para cumplir esos requisitos. En nuestro blog "Cumplimiento normativo para principiantes" enumeramos algunas de las leyes vigentes.
En cualquier caso, es probable que los bancos ya estén haciendo algún tipo de reporte regulatorio; a menudo se pasan por alto cosas sencillas como llevar un registro de las transacciones y los procesos, tener procedimientos bien aplicados y una formación formalizada.
¿Por qué es importante la presentación de reportes regulatorios?
Se podría pensar que los reportes regulatorios sirven para asegurarse de que los bancos cumplan con todas las leyes establecidas. Sin embargo, el cumplimiento no es -ni debe considerarse- sólo requisitos legales, ya que incluye normas éticas y responsabilidad social.
Todos los elementos de un banco, ya sean los empleados, los contratistas, los proveedores o los clientes, deben cumplir la normativa, y los bancos deben asegurarse de que no se infrinja ninguna ley o directriz, aunque sea de forma involuntaria.
Para estar en cumplimiento, las políticas deben incluir procedimientos claros que ayuden a los bancos a identificar los riesgos. También deben describir las estrategias que permitirán mitigar esos riesgos, y la aplicación de controles que ayudarán a garantizar que esos riesgos sigan siendo mitigados.
Hay varias razones que ilustran por qué es importante el reporte regulatorio. Aquí una lista de algunas de ellas:
Evitar repercusiones legales y económicas
Cuando un banco cumple correctamente con todas las leyes, se mantiene alejado de cualquier posible repercusión legal que, cuando se encuentra culpable, suele venir acompañada de grandes multas. Este es el beneficio más claro del reporte regulatorio. Las políticas de cumplimiento no deben darse por sentadas, ya que son una forma de demostrar que los bancos se comprometen a cumplir con las regulaciones del sector, así como a garantizar que todos los empleados también lo hagan.
Rendición de cuentas: cuándo y cómo pasó
Por supuesto, la situación ideal es que nada salga mal. Sin embargo, cualquier banco debe estar preparado para el caso de que algo suceda y tener planes de respaldo. Si los reportes regulatorios también están disponibles como datos, será fácil rastrear y señalar exactamente qué ocurrió y por qué. Esta información podrá tranquilizar a las partes interesadas sobre la integridad de los procedimientos reglamentarios del banco, así como ayudar al banco a adaptarse.
Confianza interna y externa
Lo que puede perjudicar a un banco incluso más que las repercusiones económicas es que los clientes pierdan la confianza en su capacidad para manejar su información; un banco no puede sobrevivir sin clientes, y una reputación resquebrajada no ayudará a conseguir otros nuevos. Además, la confianza interna también es importante para cualquier banco. Sin ella, la gente no se sentirá segura haciendo su trabajo. Por ello, la regulación es tan importante; da a todos la garantía de que todo se hace de manera correcta y segura.
¿Cuáles son los riesgos asociados al reporte regulatorio?
Cuando hablamos de riesgo, desde la perspectiva de los reportes regulatorios, nos referimos a cualquier acontecimiento que pueda tener efectos adversos en un banco, ya sea su situación financiera prevista, que incluye la disminución del capital y la liquidez, o su capacidad de recuperación, es decir, la capacidad del banco para resistir períodos de tensión, largos o cortos.
Existen varias categorías de riesgos para los bancos. Desarrollaremos cuatro de ellas -el operativo, el de cumplimiento, el estratégico y el de reputación-, que se asocian a la preparación, revisión y presentación de los reportes regulatorios. Estas categorías no deben considerarse como riesgos individuales, ya que no son mutuamente excluyentes, y la mayoría de las veces los bancos están expuestos a varios de ellos de forma interdependiente y correlacionada. Cuando los examinadores evalúen un banco, serán conscientes de esta interdependencia, y evaluarán lo que puede elevar significativamente el riesgo dentro del banco y sus productos.
Riesgo operativo
El término riesgo operativo se refiere al riesgo para el rendimiento financiero actual y futuro que se deriva de procesos, personas, tecnología o sistemas inadecuados o fallidos. Incluye los riesgos asociados a un control de calidad deficiente, errores de los empleados, robos, fraudes, pérdida de datos, ciberataques, desastres naturales y problemas de cumplimiento de la normativa.
Todos los elementos del proceso de reporte regulatorio, como la preparación, la revisión y los informes, están asociados al riesgo operativo. Cualquier fallo en el sistema, o en los procesos y procedimientos del banco, así como los errores humanos y el fraude, podrían dar lugar a información inexacta en los reportes regulatorios.
Por ejemplo, los bancos suelen utilizar un sistema automatizado que les permite preparar, revisar y enviar los reportes regulatorios. Sin embargo, ¿qué pasaría si este sistema automatizado no está programado correctamente, o no tiene los controles adecuados, o no se ha actualizado o modificado últimamente para cumplir con los requisitos de seguridad más recientes? Pues que la exposición al riesgo operativo del banco aumentaría. Disponer de un sistema automatizado puede reducir los errores manuales, pero tiene sus propios riesgos para los que todo banco debe prepararse.
Riesgo de cumplimiento
El riesgo de cumplimiento es el riesgo relacionado con la violación de las leyes y reglamentos, y el incumplimiento de las directrices, normas, políticas y procedimientos establecidos. Tener un riesgo de cumplimiento elevado significa exponer al banco a posibles repercusiones legales y económicas, como multas, pago de liquidaciones y contratos anulados.
Riesgo estratégico
El riesgo estratégico surge al tomar malas decisiones, al aplicar mal las decisiones comerciales o al carecer, dentro del banco, de la capacidad de respuesta necesaria a los cambios que se producen en el sector bancario. Cuando los reportes regulatorios se realizan de forma incorrecta, o inexacta, el riesgo estratégico de un banco puede aumentar, ya que la dirección utilizará información imprecisa para supervisar el rendimiento y el estado general del banco.
Riesgo reputacional
Por último, el riesgo reputacional se refiere a la opinión pública y a sus efectos sobre la condición financiera y la capacidad de recuperación del banco. Una reputación dañada podría afectar a la competitividad del banco, ya que sería cada vez más difícil establecer nuevos contactos, relaciones, servicios y clientes. También puede ser difícil seguir asegurando la confianza de los clientes y las partes interesadas, ya que es una señal de que los protocolos implementados contra las violaciones de datos, entre otras cosas, están fallando. Es importante minimizar el riesgo para la reputación, para atraer y mantener a las partes interesadas, los inversores y los clientes, y evitar cualquier repercusión que pueda afectar a los beneficios actuales y futuros.
¿Cómo gestionar el riesgo asociado a los reportes regulatorios?
Para gestionar adecuadamente el riesgo asociado a los reportes regulatorio, cada banco debe ser consciente de su tamaño, complejidad y perfil de riesgo. De este modo, será más fácil implantar un sistema eficaz y adecuado para la gestión del riesgo que sea capaz de identificar, medir, supervisar y controlar el riesgo. Un sistema eficaz para la gestión del riesgo es lo que suelen evaluar los examinadores, y algunas de las cosas que se tienen en cuenta son las políticas del banco, los procesos y los sistemas de control.
Hay varias formas de enfocar la gestión del riesgo; a continuación se ofrece una visión general de algunas de ellas.
La dirección
La gestión del riesgo de reporte regulatorio empieza desde arriba. Es importante que la dirección dé ejemplo al resto de los empleados estableciendo una estructura de gobernanza eficaz y adecuada en un entorno motivado para priorizar el cumplimiento que aplique los requisitos de reporte regulatorio vigentes y que minimice los riesgos. Dado que suele ser la dirección, o los comités pertinentes, los que reciben la información de los reportes regulatorios, es natural que la utilicen para ayudar a la responsabilidad del banco.
Los examinadores también revisan los acuerdos de compensación de incentivos, y una de las cosas que se evalúan es que estas compensaciones no sean incentivos para presentar reportes regulatorios inexactos. Es responsabilidad de la dirección asegurarse de que las compensaciones de incentivos estén debidamente equilibradas y no pongan en riesgo la seguridad del banco.
Políticas y procedimientos
Otros actores importantes en la presentación de reportes regulatorios son las políticas y los procedimientos. Estos garantizan que los procesos de información, así como las responsabilidades del personal, estén claramente definidos para proporcionar una protección eficaz contra los riesgos. Disponer de políticas eficaces permite a los bancos identificar claramente las responsabilidades, desde las personas o departamentos que tendrían que preparar los reportes regulatorios, hasta los que tendrían que revisarlos para comprobar su exactitud y el cumplimiento de los requisitos antes de presentarlos.
Establecer políticas y procedimientos para la presentación de reportes regulatorios es un trabajo delicado; aquí algunos aspectos que no deben pasarse por alto:
- Requisitos de formación del personal.
- Asignación de responsabilidades para preparar, revisar y archivar los informes.
- Requisitos para la presentación de informes.
- Cumplimiento de las leyes y reglamentos del sector.
- Directrices para documentar el papeleo.
- Directrices para seleccionar, utilizar y actualizar el software de elaboración de informes.
- Normas para la calidad de los datos.
- Directrices para cambiar los procesos con requisitos nuevos o actualizados para la presentación de reportes regulatorios.
Sistemas de control
Los sistemas de control son utilizados por los gestores del banco para medir su rendimiento y evaluar el riesgo y la eficacia de los procesos y procedimientos implementados. Lo hacen con sistemas o funciones de información, como las auditorías (internas o externas) y los controles de calidad. A menudo llamados la segunda línea de defensa, los controles internos se evalúan a través de las revisiones de riesgo del banco para medir su eficacia. La tercera línea de defensa es el programa de auditoría.
¿Cómo mejorar los reportes regulatorios?
El primer paso para mejorar los reportes regulatorios es entenderlos, y una vez hecho esto, el resto de los pasos seguirán fácilmente.
Por ejemplo, pasar de un sistema manual a uno automatizado eliminará los errores humanos que pueden contribuir al riesgo regulatorio. También es una forma más rápida de revisar y presentar los informes, especialmente en un sector tan veloz como el financiero.
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En conclusión
Hemos repasado la importancia de la presentación de reportes regulatorios para los bancos: evita repercusiones legales y económicas, ayuda a acotar cuándo y por qué se produjeron los errores y mantiene la confianza interna y la externa.
También hemos examinado los cuatro tipos principales de riesgos asociados a los reportes regulatorios: operativos, de cumplimiento, estratégicos y de reputación. Estos no deben considerarse como riesgos individuales, ya que la mayoría de las veces los bancos están expuestos a varios de ellos de forma interdependiente y correlacionada.
Por último, establecimos los diferentes actores que pueden contribuir a gestionar el riesgo asociado a los reportes regulatorios, desde la dirección hasta las políticas y los procedimientos, pasando por los diferentes sistemas de control. Cuando todos ellos funcionan de manera eficaz, se minimizan los riesgos y se mejora el reporte regulatorio.
