Atenuando os sinais de alerta de auditoria

Atenuando os sinais de alerta de auditoria: Compreender e gerir contas não documentadas para conformidade com o CRS

As autoridades fiscais examinam frequentemente as contas não documentadas devido a potenciais problemas de conformidade. As instituições financeiras devem compreender os critérios e os requisitos de informação para gerir estas contas de forma adequada. Estas contas são objeto de consulta por parte das autoridades fiscais principalmente por três razões:

1. A interpretação incorrecta de “contas não documentadas”.

As contas não documentadas são específicas da norma comum de comunicação (Common Reporting Standard - CRS) e envolvem titulares de contas individuais. Para classificar uma conta como não documentada, esta deve satisfazer os seguintes critérios:

1. Deve ser um titular de conta individual.
2. Tem de ser uma conta pré-existente (calendário de adoção antecipada = uma conta aberta antes de 1 de janeiro de 2016).
3. Não pode haver NENHUM endereço residencial, de correspondência ou de caixa postal registado para esta conta.

2. A forma como a informação é apresentada à Autoridade Tributária.

A apresentação correcta das informações à autoridade fiscal é crucial. Os seguintes campos do esquema XML devem ser preenchidos com exatidão:

1. Código do País Residente:
   
   1. Se a Instituição Financeira Declarante (“RFI”) tiver o NIF e o país do NIF do titular da conta, então o Código do País Residente deve = o código do país que emitiu o NIF; ou
   2. Se a RFI não tiver o NIF, então o Código de País Residente deve = o código do país da RFI.
2. O NIF deve ser comunicado se constar dos registos da RFI; caso contrário, siga as orientações jurisdicionais que podem incluir:
   
   1. Deixar em branco;
   2. Utilizar termos como NOTIN ou N/A; ou
   3. Remover o elemento TIN do esquema xml.
3. TIN emitido por:
   
   1. Se a RFI tiver o NIF e o país do NIF do titular da conta, então o Código de país residente deve = o código do país que emitiu o NIF; ou
   2. Se a RFI não tiver o NIF, então o Código de país residente deve = o código do país da RFI.
4. Nome O tipo de pessoa deve ser OCDE202= pessoa singular.
5. Primeiro nome = obrigatório.
6. Apelido = obrigatório.
7. Endereço = Não documentado.
8. Código do país [do endereço] = código do país da RFI.
9. Cidade = [campo obrigatório] Não documentado.
10. Data de nascimento = dependendo da orientação jurisdicional, pode ser obrigatório.
11. Tipo de titular da conta = CRS102: CRS Reportable Person.
12. Saldo da conta = obrigatório.
13. Pagamento = obrigatório quando foi efectuado um pagamento durante o período de referência.
14. Tipo de pagamento = CRS501 a CRS504, consoante o que for aplicável quando foi efectuado um pagamento durante o período de referência.
15. Sinalização de não documentado = Sim.

3. O número de titulares de contas sem documentos tem aumentado de ano para ano.

Um sinal de alerta notável é o aumento anual do número de contas sem documentos. Em teoria, o número de contas individuais pré-existentes não deveria aumentar anualmente. A única altura em que os titulares de contas individuais pré-existentes devem aumentar é quando:

1. Um fundo de investimento se funde com outro fundo. O Fundo Dois é comprado juntamente com a sua diligência devida ao cliente e a informação e análise sobre o seu cliente. O Fundo Dois é então legalmente fundido com o Fundo Um. O nome do Fundo Dois muda para Fundo Um. O Fundo Dois foi criado há algum tempo e tem titulares de contas desde 1994. Alguns dos titulares de contas entre 1994 e 2016 não estão documentados. Assim, quando o Fundo Um apresentar o seu próximo relatório CRS à Autoridade Tributária do país de origem (“HCTA”), o número de contas não documentadas terá aumentado de ano para ano.

Compreender e comunicar corretamente as contas não documentadas é essencial para as instituições financeiras manterem a conformidade com as autoridades fiscais. Seguindo os critérios delineados e os requisitos de comunicação, as instituições podem minimizar os sinais de alerta de auditoria e garantir uma comunicação exacta.

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Por Avril Bell

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