Surmonter les défis de conformité CRS et FATCA en Amérique latine

La mosaïque de cadres juridiques et réglementaires de l'Amérique latine crée un environnement difficile pour la conformité au CRS et au FATCA. Les délais, les formats et les exigences en matière de déclaration varient d'un pays à l'autre. Les institutions opérant dans plusieurs juridictions doivent faire face à des réglementations contradictoires, ce qui est souvent source d'erreurs, de retards et d'inefficacité.

 

Les institutions financières doivent mettre en place un comité de conformité interne ou un groupe de travail chargé de surveiller et d'interpréter les réglementations dans toutes les juridictions où l'institution opère. Cette équipe peut tenir à jour un référentiel des exigences de conformité, des délais et des normes de reporting.

 

Il convient également de créer des lignes directrices internes et des flux de travail qui normalisent les processus de collecte de données et de reporting, afin d'assurer la cohérence entre les différentes succursales. Enfin, le personnel des différents services doit être régulièrement formé aux réglementations spécifiques à chaque juridiction afin de réduire les lacunes en matière de connaissances et de garantir une mise en œuvre précise des normes de déclaration.

 

De nombreuses institutions financières, en particulier les plus petites, sont confrontées à des budgets limités, à des équipes de conformité en sous-effectif et à des programmes de formation insuffisants. Les tâches liées à la conformité incombent souvent à des employés ayant d'autres responsabilités principales, ce qui est source d'inefficacité et d'erreurs.

 

Une solution potentielle à ce problème pourrait consister à réorganiser les flux de travail internes afin de donner la priorité aux tâches liées à la conformité pendant les périodes de pointe. Consacrez du temps et des ressources spécifiques aux activités de déclaration CRS et FATCA.

Formez des employés d'autres services pour qu'ils participent aux tâches liées à la conformité pendant les périodes de forte demande. Cette approche permet de répartir la charge de travail tout en améliorant la sensibilisation générale aux exigences de conformité dans l'ensemble de l'organisation.

 

Cependant, la meilleure solution pourrait être d'investir dans une solution de conformité qui aide les institutions financières à respecter les réglementations et les exigences en matière de déclaration CRS et FATCA. Par exemple, CRS/FATCA One de Trans World Compliance simplifie la déclaration en soulevant des drapeaux rouges, jaunes et verts pour identifier les lacunes dans les données, les indices et d'autres problèmes.

 

Les directives CRS et FATCA sont généralement publiées en anglais, ce qui peut entraîner des interprétations erronées ou des retards de compréhension pour les institutions situées dans des pays majoritairement hispanophones et lusophones. Une mauvaise communication entraîne souvent des erreurs de déclaration ou une non-conformité.

 

Il est essentiel de traduire les lignes directrices officielles du CRS et de la FATCA dans la langue de travail de l'établissement et de créer des versions simplifiées et bilingues des documents clés à usage interne. De même, élaborez et tenez à jour un glossaire des termes et acronymes liés au CRS et au FATCA, traduits et expliqués à l'intention du personnel local.

 

L'exactitude et l'exhaustivité des données relatives aux clients sont essentielles pour assurer la conformité, mais de nombreuses institutions sont confrontées à des dossiers obsolètes ou à des clients qui ne réagissent pas. Les informations manquantes entraînent des erreurs et des risques d'audit accrus. Les institutions financières devraient prévoir des examens trimestriels ou semestriels des données afin d'identifier les informations manquantes ou obsolètes sur les clients et affecter du personnel spécialisé à la vérification et à la mise à jour des dossiers.

 

D'autres stratégies consistent à créer des initiatives internes encourageant le personnel à donner la priorité à la collecte des informations manquantes sur les clients lors des interactions de routine, telles que les mises à jour de comptes ou les appels au service clientèle, et à établir des protocoles pour un suivi cohérent des clients, en soulignant l'importance de fournir des informations exactes à des fins de conformité.

 

Les autorités fiscales d'Amérique latine et du monde entier multiplient les audits, imposent des sanctions plus lourdes en cas de non-conformité et exigent un respect plus strict des réglementations CRS et FATCA. Les institutions financières sont contraintes de produire des rapports exempts d'erreurs et de faire preuve de pratiques de conformité rigoureuses.

 

En développant un processus de révision interne rigoureux pour revérifier tous les rapports avant leur soumission, en identifiant et en corrigeant rapidement les erreurs, en mettant en œuvre des audits internes réguliers pour évaluer les flux de travail liés à la conformité, repérer les inefficacités et garantir le respect des exigences réglementaires, et en formant le personnel par le biais d'audits simulés et d'exercices de reporting fictifs, les aidant ainsi à se préparer à de véritables inspections réglementaires, les institutions financières peuvent atténuer le stress lié aux audits.

 

Les systèmes informatiques obsolètes et les processus de déclaration manuels sont répandus dans toute la région, ce qui rend difficile pour les institutions de gérer les complexités de la conformité au CRS et au FATCA. Ces limitations entraînent des inefficacités, des taux d'erreur plus élevés et une augmentation des coûts opérationnels.

 

Identifiez les tâches manuelles qui prennent le plus de temps, telles que la validation des données ou le formatage des rapports, et donnez la priorité à leur automatisation en utilisant des outils développés en interne ou des solutions logicielles existantes.

 

La solution CRS/FATCA One de Trans World Compliance
est conçue pour répondre aux défis de l'infrastructure numérique auxquels sont confrontées les institutions financières en Amérique latine. CRS/FATCA One permet aux institutions d'automatiser des processus de conformité complexes, de valider et de formater des données de manière transparente, et de générer des rapports sans erreur qui répondent aux normes spécifiques à chaque juridiction en offrant une plateforme conviviale adaptée aux exigences réglementaires uniques de la région.

Les institutions financières d'Amérique latine sont confrontées à des défis importants pour parvenir à la conformité avec le CRS et le FATCA, mais ces obstacles ne sont pas insurmontables. Les institutions peuvent répondre aux exigences réglementaires tout en améliorant leur efficacité opérationnelle en prenant des mesures proactives et internes telles que la mise en place d'équipes de supervision centralisées, la promotion de la collaboration interdépartementale et l'investissement dans la formation du personnel.

 

En fin de compte, la conformité au CRS et au FATCA offre aux institutions financières l'occasion de moderniser leurs pratiques, de gagner la confiance de leurs clients et de renforcer leur position en tant qu'acteurs fiables du système financier mondial.