Soluções manuais vs. automatizadas para conformidade com CRS e FATCA
Na Trans World Compliance, entendemos a imensa responsabilidade das instituições financeiras em garantir a conformidade com o Common Reporting Standard (CRS) e o Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). Estes regulamentos não têm apenas a ver com o cumprimento de obrigações legais, mas também com a manutenção da integridade e da confiança que as instituições construíram com os seus clientes e organismos reguladores.
Uma decisão crítica que todas as instituições têm de enfrentar é se devem continuar a utilizar processos manuais de comunicação de conformidade ou adotar uma solução automatizada. Cada abordagem tem vantagens e desafios distintos, e a escolha entre elas pode ter um impacto significativo na eficiência, precisão e estratégia geral de conformidade de uma instituição.
O papel dos processos manuais de conformidade
A conformidade manual envolve o envolvimento humano em todas as etapas - recolha de dados, validação, preparação de relatórios e retificação de erros. Esta abordagem tem sido o método tradicional para muitas instituições, especialmente as mais pequenas, que podem não ter os recursos para investir em tecnologia sofisticada. Os nossos dados indicam que cerca de 48% das organizações ainda dependem de processos manuais, especialmente as que gerem menos de 500 contas.
Para estas organizações, os processos manuais oferecem um nível de controlo e supervisão direta que pode ser tranquilizador. Os funcionários que estão intimamente familiarizados com as operações da instituição tratam dos dados, o que pode fazer sentido para conjuntos de dados mais pequenos ou requisitos de relatórios menos complexos. A familiaridade e o envolvimento direto podem ser benéficos, especialmente quando a escala das operações é controlável e o risco de erros parece baixo.
No entanto, existem riscos e limitações inerentes aos processos manuais. O mais significativo deles é a suscetibilidade ao erro humano. Mesmo os funcionários mais diligentes podem cometer erros - especialmente quando lidam com tarefas repetitivas em grandes volumes de dados. Estes erros podem conduzir a relatórios incorrectos, resultando em penalizações ou problemas de não conformidade.
Além disso, os processos manuais podem tornar-se cada vez mais ineficientes à medida que a instituição cresce. Mais contas significam mais dados para tratar, e o que poderia ter sido uma tarefa fácil de gerir com um pequeno conjunto de dados pode rapidamente tornar-se esmagadora. O processo torna-se não só moroso, mas também intensivo em termos de recursos, exigindo muitas vezes mais pessoal e mais horas para concluir as mesmas tarefas que poderiam ser automatizadas.
As vantagens das soluções automatizadas
Em contrapartida, as soluções automatizadas são concebidas para aliviar muitos dos encargos associados aos processos de conformidade manuais. Estas soluções utilizam software para tratar da recolha de dados, validação, deteção de erros e geração de relatórios, reduzindo significativamente a necessidade de intervenção manual.
Na Trans World Compliance, observámos uma tendência crescente em que as instituições de maior dimensão, particularmente as que gerem mais de 1500 contas, recorrem a soluções automatizadas. Aproximadamente 44% das organizações adoptaram tais sistemas, reconhecendo o valor da automatização na gestão das suas obrigações de conformidade.
A principal vantagem das soluções automatizadas é a eficiência que trazem para o processo de comunicação. A automatização reduz drasticamente o tempo e o esforço necessários para produzir relatórios exactos. Isto é particularmente importante para as instituições que lidam com grandes volumes de dados ou que têm obrigações de reporte complexas que os processos manuais simplesmente não conseguem tratar de forma eficiente. Os sistemas automatizados aplicam regras de conformidade de forma consistente, assegurando que os dados são validados de acordo com as normas regulamentares mais recentes. Esta consistência minimiza o risco de erro humano, o que é especialmente crucial quando o incumprimento pode levar a penalizações significativas.
Outra vantagem significativa da automatização é a sua adaptabilidade. Os ambientes regulamentares são dinâmicos e as regras de conformidade podem mudar, exigindo que as instituições se mantenham actualizadas para evitar penalizações. As soluções automatizadas podem ser actualizadas para refletir estas alterações, assegurando que a sua instituição se mantém em conformidade sem necessitar de grandes ajustes manuais. Esta adaptabilidade é particularmente benéfica para as instituições que operam em várias jurisdições, onde os requisitos regulamentares podem variar.
Eficiência e exatidão: Uma comparação pormenorizada
Ao comparar processos manuais com soluções automatizadas, é essencial considerar tanto a eficiência como a precisão, uma vez que estes factores têm um impacto direto na capacidade de uma instituição cumprir eficazmente as suas obrigações de conformidade.
Processos manuais:
Os processos manuais podem variar muito em termos de eficiência, dependendo da dimensão da instituição e da complexidade dos dados. Os relatórios manuais podem ser concluídos em menos de um mês para instituições mais pequenas com menos contas, desde que o pessoal seja experiente e os processos estejam bem estabelecidos. No entanto, à medida que o volume de dados aumenta, o tempo necessário para concluir o reporte manual pode aumentar significativamente. Muitas instituições consideram que o reporte manual demora entre um a três meses, sobretudo quando se trata de dados mais complexos ou quando são necessários vários níveis de revisão para garantir a exatidão. Em alguns casos, o processo de reporte pode prolongar-se para além dos três meses, sobretudo quando os erros são descobertos numa fase tardia do processo, exigindo retrabalho e verificações adicionais.
Uma das desvantagens mais significativas dos processos manuais é a variabilidade do tempo de elaboração dos relatórios. Esta inconsistência pode dificultar o cumprimento dos prazos de reporte por parte das instituições, aumentando o risco de incumprimento. Além disso, a dependência do esforço humano significa que qualquer rotação de pessoal ou falta de experiência pode atrasar ainda mais o processo de comunicação.
Soluções automatizadas:
Por outro lado, as soluções automatizadas trazem eficiência e consistência que os processos manuais não conseguem igualar. Por exemplo, considere a experiência de um banco proeminente no Panamá, que inicialmente dependia de um processo manual que envolvia uma equipa de 10 indivíduos a trabalhar durante três meses para completar os seus relatórios FATCA e CRS. Este processo não só consumia muito tempo como também era propenso a erros, exigindo recursos significativos para identificar e corrigir esses erros.
Após a transição para a nossa solução CRS/FATCA One, o banco registou uma melhoria significativa na eficiência dos seus relatórios. O sistema automatizado foi capaz de lidar com todo o processo, reduzindo a carga de trabalho de uma equipa de 10 pessoas para apenas uma pessoa, e cortando o tempo de reporte de três meses para apenas cinco dias para a FATCA. Esta redução de tempo foi acompanhada por uma diminuição significativa dos erros, uma vez que o sistema automatizado podia aplicar de forma consistente as verificações e validações necessárias para garantir uma comunicação exacta.
O caso do banco panamenho destaca os benefícios tangíveis da automação. A instituição não só poupou tempo e recursos, como também melhorou a exatidão dos seus relatórios, reduzindo o risco de sanções e de incumprimento. O banco também pôde reafectar os seus recursos de forma mais eficaz, dedicando menos pessoal às tarefas de elaboração de relatórios e libertando tempo para outras operações críticas.
Escolher a abordagem certa para a sua instituição
Embora a escolha entre processos de reporting manuais e automatizados dependa de vários factores, as vantagens da automatização fazem dela a opção superior para a maioria das instituições. Mesmo as instituições mais pequenas, que podem considerar os processos manuais geríveis, devem considerar os benefícios a longo prazo da automatização. As soluções automatizadas simplificam a conformidade e proporcionam um nível de precisão e eficiência que os processos manuais não conseguem igualar.
À medida que a sua instituição cresce ou as suas obrigações de comunicação se tornam mais complexas, uma solução automatizada torna-se essencial. A automatização lida com volumes de dados mais significativos com precisão e consistência, garantindo que a sua instituição se mantém em conformidade, mesmo com a evolução dos regulamentos. Ao reduzir o risco de erros e penalizações, a automatização aumenta a eficiência operacional global e posiciona a sua instituição para um sucesso sustentado num ambiente regulamentar cada vez mais exigente.
Conclusão
Na Trans World Compliance, acreditamos que a solução de relatórios correta pode fazer uma diferença significativa na forma como a sua instituição cumpre as suas obrigações de conformidade. Embora os processos manuais possam funcionar para alguns, os benefícios da automação - especialmente para organizações maiores - são claros. Ao adotar uma solução como o CRS/FATCA One, a sua instituição pode simplificar o seu processo de comunicação, reduzir os erros e garantir a conformidade com os requisitos CRS e FATCA. Incentivamo-lo a considerar as necessidades específicas da sua instituição e a explorar a forma como uma solução automatizada pode melhorar os seus esforços de conformidade.
Se estiver interessado em saber mais sobre como a Trans World Compliance pode apoiar as necessidades de comunicação da sua instituição, estamos aqui para o ajudar. Contacte-nos hoje para discutir a melhor abordagem para a sua organização.
