Equilibrar privacidade de dados e conformidade fiscal para instituições financeiras

As instituições financeiras encontram-se atualmente numa posição desconfortável. Precisam de recolher dados extensivos dos clientes para cumprir os requisitos de reporte fiscal, mas, ao mesmo tempo, enfrentam leis rigorosas de privacidade de dados que limitam o que podem recolher e partilhar. Esta tensão cria verdadeiras dores de cabeça operacionais para bancos, sociedades de investimento e outras empresas de serviços financeiros.

 

O conflito é claro e complexo. As autoridades fiscais exigem informações detalhadas dos clientes para prevenir a evasão fiscal e garantir a conformidade. Contudo, leis como o RGPD concedem aos indivíduos um controlo robusto sobre os seus dados. Robert Jan Meindersma, cofundador da Triple Tax Services, explica o desafio: "É necessário informar o cliente sobre a base legal que justifica a recolha e limitar os dados ao estritamente exigido por lei."

 

Isto cria um malabarismo constante. Recolher poucos dados pode significar violações de conformidade fiscal. Recolher dados em excesso pode levar à violação de leis de privacidade. As penalidades por falhas em qualquer dos lados podem ser substanciais.

 

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados alterou fundamentalmente a forma como as instituições financeiras gerem os dados dos clientes. Ao abrigo do RGPD, os clientes podem solicitar acesso aos dados que as empresas detêm sobre eles, corrigir imprecisões e até exigir a eliminação em determinadas circunstâncias.

 

Quando as instituições servem clientes que são entidades, e não indivíduos, a situação torna-se ainda mais complexa. As relações diretas que facilitam notificações de privacidade frequentemente não existem. Robert aponta outro problema: "Antes de cada transferência de dados, é necessário informar o cliente e dar-lhe o direito de os retificar."

 

Pense no que isto significa na prática. Um banco pode ter de contactar centenas de milhares de clientes antes de cada reporte fiscal trimestral, explicando quais dados serão partilhados e oferecendo oportunidades de correção. O encargo administrativo é enorme.

 

Muitas instituições optaram por relatórios anuais de investidores ou notificações de contas bancárias como solução. Em vez de contactar os clientes antes de cada transferência de dados, enviam resumos anuais que explicam quais informações são reportadas às autoridades fiscais.

 

Esta abordagem reduz o peso administrativo, mas introduz novos riscos. Robert alerta para as potenciais consequências: "Há muito que pode correr mal com dados pessoais identificáveis, levando a possíveis problemas reputacionais."

 

As instituições mais bem-sucedidas desenvolveram abordagens sistemáticas para gerir estas exigências concorrentes. Eis três formas de encontrar um equilíbrio:

 

 

As regulamentações de privacidade continuam a expandir-se a nível global, enquanto as autoridades fiscais exigem relatórios cada vez mais detalhados. As instituições que prosperarem serão as que encararem a conformidade não como um fardo, mas como uma vantagem competitiva.

 

Construir sistemas robustos de gestão de dados dos clientes gera confiança. Os clientes querem saber que a sua informação é tratada de forma responsável. Fazer isto corretamente pode distinguir uma instituição financeira.

 

Para as instituições que enfrentam dificuldades com estes desafios, empresas de consultoria especializadas como a Triple Tax Services oferecem experiência no equilíbrio entre privacidade e requisitos fiscais. O investimento em orientação profissional muitas vezes compensa por evitar falhas de conformidade dispendiosas.