La conformité réglementaire pour les débutants
La conformité réglementaire est un terme général qui décrit les efforts déployés par une organisation pour se conformer aux lois et réglementations applicables. Voici un aperçu du fonctionnement de ce processus et ce que vous devez savoir pour éviter les procédures judiciaires.
Qu'est-ce que la conformité réglementaire ?
La conformité réglementaire désigne les efforts déployés par une organisation pour que ses politiques, processus et procédures soient conformes aux différentes lois, réglementations, normes ou lignes directrices établies dans le secteur. Identifier, mettre en œuvre et maintenir des contrôles signifie réduire le risque de répercussions juridiques, financières et commerciales.
La meilleure approche de la conformité réglementaire consiste à trouver l'ensemble des réglementations que vous devez suivre, à apprendre les règles de ces réglementations, puis à vous assurer que vous avez mis en place les processus et procédures d'entreprise nécessaires pour répondre à ces exigences. Notez que le non-respect de ces directives et règlements peut vous attirer des ennuis. Les amendes peuvent aller de quelques milliers à plusieurs millions, selon la gravité de la non-conformité.
Notez que la conformité réglementaire ne doit pas être considérée comme une solution ponctuelle. Si vous devez faire face à de nouvelles réglementations et formuler de nouvelles politiques et procédures, vous devez également revoir celles qui existent déjà.
Et oui, cela nécessitera peut-être parfois l'aide d'un professionnel ou d'un consultant qui comprend les réglementations et a l'expérience d'aider les organisations à les respecter. La bonne nouvelle est qu'une fois que vous avez mis en place un plan solide, ce travail de conformité, de processus et de procédures est beaucoup plus facile à maintenir que si vous deviez simplement deviner ce qui doit être fait sans aucune aide.
Pourquoi la conformité réglementaire est-elle importante ?
L'objectif principal de la conformité réglementaire est de s'assurer que les entreprises respectent toutes les lois et réglementations pertinentes. La conformité ne se limite pas aux exigences légales ; elle englobe les normes éthiques et la responsabilité sociale. Les entreprises doivent s'assurer qu'elles n'enfreignent aucune loi ou réglementation, même si cela n'est pas intentionnel. Elles doivent également prendre des mesures pour prévenir les pratiques contraires à l'éthique et protéger les consommateurs.
Tous les employés, les sous-traitants, les fournisseurs, les clients et les autres personnes qui interagissent avec l'entreprise doivent se conformer à l'ensemble des lois et réglementations applicables. Les politiques de conformité doivent comprendre des procédures d'identification des risques, d'élaboration de stratégies pour atténuer ces risques et de mise en œuvre de contrôles pour garantir que les risques continuent d'être atténués.
Éviter les répercussions juridiques
L'un des avantages évidents de la conformité aux réglementations est la protection de l'organisation contre les amendes qui pourraient lui être imposées. Passons en revue quelques-uns des cas les plus célèbres d'entreprises qui n'ont pas respecté la réglementation.
JP Morgan
J.P. Morgan Securities LLC (JPMS) a été condamné à payer une pénalité de 200 millions de dollars pour avoir négligé pendant longtemps et à grande échelle, ainsi que ses employés, de maintenir et de préserver les communications écrites. Dans le cadre de la mise en œuvre de solides améliorations de ses politiques et procédures de conformité, JPMS a accepté de faire appel à un consultant en conformité.
Scandale du Forex
Cinq banques ont été condamnées à une amende par la Financial Conduct Authority (FCA) du Royaume-Uni pour avoir manipulé les taux de change sur le marché des devises à des fins lucratives. Bien que les amendes s'élèvent à 1,7 milliard de dollars, une seule personne a été arrêtée, mais beaucoup d'autres ont perdu leur emploi.
Scandale du Libor
Il s'agit d'un système dans lequel les banquiers de plusieurs grandes institutions financières ont conspiré entre eux pour manipuler le taux interbancaire offert à Londres (Libor), afin que les banques paraissent plus solvables qu'elles ne le sont en réalité. Cette affaire est considérée comme le plus grand scandale financier. “a conduit à des amendes de plus de 9 milliards de dollars pour les principales institutions financières”, rapporte Bloomberg.
Scandale HSBC
En 2021, HSBC a été condamnée à une amende de 64 millions de livres, la Financial Conduct Authority (FCA), l'autorité de surveillance financière du Royaume-Uni, ayant constaté de "graves faiblesses" dans la manière dont les systèmes automatisés du géant bancaire contrôlaient les centaines de millions de transactions effectuées chaque mois afin d'identifier d'éventuelles activités criminelles.
On ne saurait trop insister sur l'importance d'une politique de conformité réglementaire. Elle montre que l'entreprise s'engage à veiller à ce que tous les employés respectent la loi et les réglementations régissant leur secteur d'activité. Elle montre également que l'entreprise prend au sérieux la question de la conformité réglementaire.
Quels sont les types de conformité réglementaire ?
Chaque secteur a ses propres lois et réglementations auxquelles les organisations doivent se conformer, et celles-ci varient également d'un pays ou d'une région à l'autre. Il existe également des organismes spécialisés qui supervisent la mise en œuvre des pratiques mises en place pour protéger les clients et les parties prenantes d'un éventuel mauvais traitement des informations par l'entreprise. Les lois de conformité sont également établies pour aider la réputation des organisations et éviter toute responsabilité.
Les réglementations, les normes, les lois et les lignes directrices varient d'un pays ou d'une région à l'autre ; voici quelques-unes des législations et des entités les plus remarquables dans le monde.
États-Unis
Loi sur la conformité fiscale des comptes étrangers (FATCA)
La FATCA a été adoptée dans le cadre de la loi HIRE et exige généralement des institutions financières étrangères et de certaines autres entités étrangères non financières qu'elles “déclarer les avoirs détenus par leurs titulaires de comptes américains ou être soumis à une retenue sur les paiements soumis à retenue”. En outre, la loi HIRE exige également que les ressortissants américains déclarent leurs comptes financiers étrangers et leurs actifs étrangers, en fonction de leur valeur.
Loi Dodd-Frank
Cette loi fédérale a été adoptée après la grande récession de 2007-2009 et visait à renforcer la stabilité financière en “améliorer la responsabilité et la transparence du système financier”. Même si ses effets économiques ont été remis en question, des études ont montré que cette loi a amélioré la protection des consommateurs.
Loi Sarbanes-Oxley (SOX)
La loi SOX a été promulguée en 2002 et se concentre sur la tenue de registres et l'établissement de rapports. Elle vise à “protéger les investisseurs en améliorant l'exactitude et la fiabilité des informations publiées par les entreprises”. Cette loi fait suite à plusieurs scandales comptables tels qu'Enron - la plus grande réorganisation de faillite de l'histoire des États-Unis à l'époque et le plus grand échec d'audit - et WorldCom - un stratagème orchestré pour gonfler les bénéfices afin de maintenir le cours de ses actions -.
Commission fédérale du commerce (FTC)
La FTC s'attache à protéger les consommateurs en “prévenir les pratiques commerciales anticoncurrentielles, trompeuses et déloyales”, Elle élabore des politiques et veille à l'application des lois. C'est la seule agence fédérale compétente en matière de protection des consommateurs et de concurrence dans différents secteurs de l'économie.
Institut national des normes et de la technologie (NIST)
Le NIST, qui fait aujourd'hui partie du ministère américain du commerce, a été créé par le Congrès pour “éliminer un défi majeur pour la compétitivité industrielle des États-Unis à l'époque”. Ce défi consistait en une infrastructure de mesure de second ordre qui n'était pas à la hauteur des normes et des capacités d'autres rivaux économiques tels que le Royaume-Uni et l'Allemagne. Le NIST élabore des lignes directrices utilisées pour répondre aux exigences de conformité réglementaire dans des secteurs tels que la sécurité des données et les technologies de l'information.
Union européenne
L'Union européenne (UE) est une union supranationale volontaire ; elle assure l'intégration économique, sociale et politique des pays membres, y compris un marché commun, le contrôle des frontières, une cour suprême et des réglementations.
Comité européen du risque systémique (CERS)
En 2010, le CERS a été créé en tant que conseil chargé de superviser le système financier de l'Union européenne afin de “prévenir et atténuer le risque systémique”. Avec son établissement, d'autres entités indépendantes ont été créées, telles que l'Autorité bancaire européenne (ABE) –qui garantit une réglementation et une surveillance prudentielles efficaces et cohérentes dans l'ensemble du secteur bancaire européen– et l'Autorité européenne des marchés financiers (AEMF) –qui renforce la protection des investisseurs et promeut des marchés financiers stables et ordonnés–.
Règlement général sur la protection des données (RGPD)
Le GDPR, mis en place en 2018, est considéré comme la loi la plus stricte en matière de protection de la vie privée et de sécurité. Il vise à protéger “les personnes physiques en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel”, Cela signifie que même si la plupart des pays ou des organisations ne font pas partie de l'UE, s'ils ciblent ou collectent des données relatives à des personnes dans l'UE (pas nécessairement des citoyens), ils doivent se conformer au GDPR.
En cas de violation des normes de confidentialité et de sécurité fixées par le GDPR, des amendes sévères seront infligées. Celles-ci pourraient atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires mondial (le montant le plus élevé étant retenu), sans compter les dommages et intérêts que les personnes concernées pourraient demander.
Commonwealth britannique
Autorité de conduite financière (FCA)
Le Royaume-Uni dispose de ses propres normes et entités en matière de conformité réglementaire. La Financial Conduct Authority (FCA), par exemple, est chargée de réglementer les services financiers en “la protection des consommateurs, la stabilité du secteur et la promotion d'une concurrence saine entre les prestataires de services financiers.”
Loi de 2004 sur le programme de réforme économique du droit des sociétés (CLERP 9)
L'Australie a lancé ce programme en 1997, qui est chargé d'examiner et de réformer en permanence les réglementations relatives aux sociétés et aux entreprises, en veillant à ce qu'elles soient conformes à la législation nationale. “modernes, réactives et favorisant l'activité des entreprises”.
Autres pays
Norme commune de déclaration (NCD)
Le CRS est un accord conclu entre plus de 100 pays pour échanger des informations sur les avoirs financiers détenus par un citoyen d'un autre pays membre du CRS. La déclaration au CRS se fait annuellement en vertu de la législation locale, et est coordonnée par l'Agence européenne des droits fondamentaux. Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE).
Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK) (Code allemand de la gouvernance d'entreprise)
Le DCGK, ou "code", vise à rendre le double système allemand de gouvernance d'entreprise transparent et compréhensible. Pour ce faire, il “décrire les dispositions légales relatives à la gestion et à la surveillance des sociétés allemandes cotées en bourse”. Il formule également des recommandations et des suggestions sur les normes internationales et nationales qui pourraient être considérées comme une bonne gouvernance d'entreprise responsable.
Canada
Au Canada, il n'existe pas d'organismes fédéraux de réglementation des valeurs mobilières, mais il y en a dans les provinces et autres territoires. Ces organismes collaborent en permanence pour réglementer les transactions dans le secteur.
Quels sont les avantages de la mise en œuvre de la conformité réglementaire ?
Le respect des réglementations et des lois présente plusieurs avantages. Les organisations qui gèrent la conformité réglementaire de manière régulière et cohérente bénéficieront de ces avantages à court et à long terme. Voici quelques-uns de ces avantages
Évite les problèmes juridiques
Une mise en œuvre correcte de la conformité réglementaire dans une organisation garantit que toutes les obligations nécessaires sont respectées. Cela signifie qu'il n'y aura pas de répercussions juridiques et financières en cas de violation des lois, même si elle n'est pas intentionnelle. Lorsque le coût de la conformité est comparé à celui d'une amende potentielle, il devient évident que la voie à suivre est celle de la conformité.
Efficacité et sécurité
Comme indiqué précédemment, la conformité ne se limite pas aux exigences légales ; elle englobe également les normes éthiques et la responsabilité sociale. Si des règles contre la discrimination, le harcèlement et les brimades sont mises en œuvre, le lieu de travail peut devenir un environnement sain qui se traduira par une efficacité et une productivité accrues, ainsi que par un sentiment de sécurité.
Rentabilité
Il est important pour les organisations d'accroître leur rentabilité, et un moyen simple d'y parvenir est de mettre en œuvre la conformité réglementaire. Le respect des lois et des règlements permet à l'entreprise de continuer à gagner la confiance de ses clients et de ses parties prenantes, en leur montrant qu'elle a mis en œuvre des protocoles contre les violations de données et en leur donnant le sentiment d'être en sécurité et d'être pris en considération.
Alors... Que se passe-t-il si je ne respecte pas les règles ?
Outre les sanctions pécuniaires qui peuvent être appliquées, comme le montrent les exemples ci-dessus, le non-respect des règles a trois autres répercussions : la perte de temps, le risque de réputation et la perte de revenus.
Perte de temps
Lorsqu'une entreprise fait l'objet d'une enquête pour non-respect de la réglementation, l'un des inconvénients est le temps perdu. C'est certainement vrai dans le cas des services financiers, car les employés devront consacrer du temps à l'établissement de rapports, aux audits et à d'autres aspects.
Risque de réputation
Une enquête sur une entreprise pour non-conformité est un signe inquiétant qui, à tout le moins, aura un impact sur la réputation de l'entreprise. Il va sans dire que nous voyons régulièrement des entreprises échouer dans ce domaine. Et souvent, les dommages causés sont si graves que l'entreprise ne survit pas à l'enquête.
Perte de recettes
Les clients et les parties prenantes n'apprécieront pas de voir l'entreprise dont ils font partie faire l'objet d'une enquête, ce qui entraînera une perte de confiance de la part des clients et, à long terme, des pertes de revenus qui pourraient signifier la fin de l'organisation.
Comment assurer la conformité réglementaire ?
La conformité consiste à faire les choses correctement. Il s'agit d'être conscient de ses obligations légales et de s'assurer que l'on fait tout ce qui est possible pour éviter d'enfreindre la loi. Pour ce faire, vous devez savoir quelles sont ces lois, comment elles s'appliquent à votre entreprise et comment vous pouvez vous y conformer. N'oubliez pas que la conformité est un processus continu et que chaque organisation doit se tenir au courant des différentes réglementations en vigueur dans son domaine.
En résumé :
- Étudiez les réglementations, les lois et les normes qui s'appliquent à votre entreprise et à votre secteur d'activité.
- Élaborez des lignes directrices pour votre entreprise afin que tous les employés soient sur la même longueur d'onde.
- Sauvegardez tous vos documents pendant au moins la durée minimale requise. Et ensuite, sauvegardez-les un peu plus longtemps.
- Examinez régulièrement les lois de conformité qui s'appliquent à vous.
- Investissez dans un consultant en conformité et n'oubliez pas que c'est moins cher et mieux que de payer des amendes.
- Veillez à disposer d'un moyen automatisé pour assurer votre conformité, ce qui vous permettra d'économiser du temps et de l'argent.
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En conclusion
La conformité réglementaire n'est pas une chose à ignorer, et aucun propriétaire ou directeur d'entreprise consciencieux ne devrait vouloir l'ignorer. Les avantages de la conformité réglementaire sont nombreux, et les coûts de la non-conformité peuvent être considérables. Si vous tenez vraiment à protéger votre entreprise, vérifiez dès à présent vos obligations et restez à jour à l'avenir.
