Soluciones manuales vs. automatizadas para el cumplimiento de CRS y FATCA
En Trans World Compliance, comprendemos la inmensa responsabilidad de las instituciones financieras a la hora de garantizar el cumplimiento del Estándar Común de Reporte (CRS) y de la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA). Estas normativas no sólo tienen que ver con el cumplimiento de las obligaciones legales, sino con el mantenimiento de la integridad y la confianza que las instituciones han construido con sus clientes y organismos reguladores.
Una decisión crítica a la que deben enfrentarse todas las instituciones es si seguir utilizando procesos manuales de elaboración de informes de cumplimiento o adoptar una solución automatizada. Cada enfoque tiene ventajas y retos distintos, y elegir entre ellos puede tener un impacto significativo en la eficiencia, la precisión y la estrategia general de cumplimiento de una institución.
El papel de los procesos manuales de cumplimiento
El cumplimiento manual implica la participación humana en cada paso: recopilación de datos, validación de los mismos, preparación de informes y rectificación de errores. Este enfoque ha sido el método tradicional para muchas instituciones, sobre todo las más pequeñas, que no disponen de los recursos necesarios para invertir en tecnología sofisticada. Nuestros datos indican que alrededor del 48% de las organizaciones siguen confiando en los procesos manuales, especialmente las que gestionan menos de 500 cuentas.
Para estas organizaciones, los procesos manuales ofrecen un nivel de control y supervisión directa que puede resultar tranquilizador. Los empleados que están íntimamente familiarizados con las operaciones de la institución manejan los datos, lo que puede tener sentido para conjuntos de datos más pequeños o requisitos de información menos complejos. La familiaridad y la implicación directa pueden ser beneficiosas, especialmente cuando la escala de las operaciones es manejable y el riesgo de errores parece bajo.
Sin embargo, existen riesgos y limitaciones inherentes a los procesos manuales. El más significativo de ellos es la susceptibilidad al error humano. Incluso los empleados más diligentes pueden cometer errores, sobre todo cuando realizan tareas repetitivas con grandes volúmenes de datos. Estos errores pueden dar lugar a informes inexactos, lo que se traduce en sanciones o problemas de incumplimiento.
Además, los procesos manuales pueden volverse cada vez más ineficaces a medida que crece la entidad. Más cuentas significan más datos que manejar, y lo que podría haber sido una tarea manejable con un conjunto de datos pequeño puede convertirse rápidamente en algo abrumador. El proceso se convierte no sólo en una pérdida de tiempo, sino también de recursos, requiriendo a menudo más personal y más horas para completar las mismas tareas que podrían automatizarse.
Las ventajas de las soluciones automatizadas
Por el contrario, las soluciones automatizadas están diseñadas para aliviar muchas de las cargas asociadas a los procesos de cumplimiento manuales. Estas soluciones utilizan software para gestionar la recopilación de datos, la validación, la detección de errores y la generación de informes, reduciendo significativamente la necesidad de intervención manual.
En Trans World Compliance, hemos observado una tendencia creciente en la que las instituciones más grandes, en particular las que gestionan más de 1.500 cuentas, recurren a soluciones automatizadas. Aproximadamente el 44% de las organizaciones han adoptado este tipo de sistemas, reconociendo el valor de la automatización en la gestión de sus obligaciones de cumplimiento.
La principal ventaja de las soluciones automatizadas es la eficacia que aportan al proceso de elaboración de informes. La automatización reduce drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para elaborar informes precisos. Esto es especialmente importante para las instituciones que manejan grandes volúmenes de datos o aquellas con obligaciones de información complejas que los procesos manuales sencillamente no pueden gestionar con eficacia. Los sistemas automatizados aplican las normas de cumplimiento de forma coherente, garantizando que los datos se validen de acuerdo con las últimas normas reglamentarias. Esta coherencia minimiza el riesgo de error humano, lo que resulta especialmente crucial cuando el incumplimiento puede acarrear importantes sanciones.
Otra ventaja significativa de la automatización es su adaptabilidad. Los entornos normativos son dinámicos y las normas de cumplimiento pueden cambiar, lo que obliga a las instituciones a mantenerse al día para evitar sanciones. Las soluciones automatizadas pueden actualizarse para reflejar estos cambios, garantizando que su institución siga cumpliendo la normativa sin necesidad de realizar grandes ajustes manuales. Esta adaptabilidad es especialmente beneficiosa para las instituciones que operan en varias jurisdicciones, donde los requisitos normativos pueden variar.
Eficacia y precisión: Una comparación detallada
Al comparar los procesos manuales con las soluciones automatizadas, es esencial tener en cuenta tanto la eficiencia como la precisión, ya que estos factores repercuten directamente en la capacidad de una institución para cumplir eficazmente sus obligaciones de conformidad.
Procesos manuales:
La eficiencia de los procesos manuales puede variar mucho en función del tamaño de la institución y de la complejidad de los datos. Los informes manuales pueden completarse en menos de un mes en el caso de las instituciones más pequeñas con menos cuentas, siempre que el personal tenga experiencia y los procesos estén bien establecidos. Sin embargo, a medida que aumenta el volumen de datos, el tiempo necesario para completar la presentación manual de informes puede alargarse considerablemente. Muchas instituciones descubren que la elaboración manual de informes lleva entre uno y tres meses, sobre todo cuando se trata de datos más complejos o cuando se requieren múltiples niveles de revisión para garantizar la exactitud. En algunos casos, el proceso de elaboración de informes puede prolongarse más allá de los tres meses, sobre todo cuando los errores se descubren en una fase avanzada del proceso, lo que obliga a rehacerlos y a realizar comprobaciones adicionales.
Uno de los inconvenientes más significativos de los procesos manuales es la variabilidad en el tiempo de elaboración de los informes. Esta incoherencia puede dificultar a las instituciones el cumplimiento de los plazos de presentación de informes, aumentando el riesgo de incumplimiento. Además, la dependencia del esfuerzo humano significa que cualquier rotación de personal o falta de experiencia puede retrasar aún más el proceso de elaboración de informes.
Soluciones automatizadas:
Por otro lado, las soluciones automatizadas aportan una eficacia y una coherencia que los procesos manuales no pueden igualar. Por ejemplo, considere la experiencia de un importante banco de Panamá, que inicialmente se basó en un proceso manual que implicaba un equipo de 10 personas trabajando durante tres meses para completar sus informes FATCA y CRS. Este proceso no sólo consumía mucho tiempo, sino que también era propenso a errores, lo que requería importantes recursos para identificar y corregir estos errores.
Tras la transición a nuestra solución CRS/FATCA One, el banco experimentó una mejora espectacular en la eficacia de sus informes. El sistema automatizado fue capaz de gestionar todo el proceso, reduciendo la carga de trabajo de un equipo de 10 personas a una sola, y recortando el plazo de presentación de informes de tres meses a sólo cinco días para FATCA. Esta reducción de tiempo vino acompañada de una disminución significativa de los errores, ya que el sistema automatizado pudo aplicar sistemáticamente las comprobaciones y validaciones necesarias para garantizar la exactitud de los informes.
El caso del banco panameño pone de relieve los beneficios tangibles de la automatización. La institución no sólo ahorró tiempo y recursos, sino que también mejoró la precisión de sus informes, reduciendo el riesgo de sanciones e incumplimientos. El banco también pudo reasignar sus recursos de forma más eficaz, dedicando menos personal a las tareas de elaboración de informes y liberando tiempo para otras operaciones críticas.
Elegir el enfoque adecuado para su institución
Aunque la elección entre los procesos de elaboración de informes manuales y automatizados depende de varios factores, las ventajas de la automatización la convierten en la opción superior para la mayoría de las instituciones. Incluso las instituciones más pequeñas que puedan considerar manejables los procesos manuales deberían tener en cuenta los beneficios a largo plazo de la automatización. Las soluciones automatizadas agilizan el cumplimiento y proporcionan un nivel de precisión y eficacia que los procesos manuales no pueden igualar.
A medida que su institución crece o sus obligaciones de reporte se hacen más complejas, una solución automatizada se convierte en esencial. La automatización gestiona volúmenes de datos más importantes con precisión y coherencia, garantizando que su institución siga cumpliendo la normativa incluso a medida que ésta evoluciona. Al reducir el riesgo de errores y sanciones, la automatización mejora la eficacia operativa general y posiciona a su institución para un éxito sostenido en un entorno normativo cada vez más exigente.
Conclusión
En Trans World Compliance, creemos que la solución de informes adecuada puede marcar una diferencia significativa en la forma en que su institución cumple con sus obligaciones de cumplimiento. Aunque los procesos manuales pueden funcionar para algunos, los beneficios de la automatización -especialmente para las grandes organizaciones- son evidentes. Al adoptar una solución como CRS/FATCA One, su institución puede agilizar su proceso de reporte, reducir los errores y garantizar el cumplimiento de los requisitos CRS y FATCA. Le animamos a considerar las necesidades específicas de su institución y explorar cómo una solución automatizada puede mejorar sus esfuerzos de cumplimiento.
Si está interesado en saber más sobre cómo Trans World Compliance puede apoyar las necesidades de información de su institución, estamos aquí para ayudarle. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para discutir el mejor enfoque para su organización.
