Para as instituições financeiras na América Latina, a conformidade com o Common Reporting Standard (CRS) e o Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) é fundamental para manter o acesso aos mercados globais e evitar sanções regulamentares. No entanto, o caminho para a conformidade está repleto de desafios exclusivos da região, incluindo inconsistências regulamentares, recursos limitados e restrições de infraestrutura.
Este blogue analisa estes desafios e destaca soluções acionáveis que as instituições financeiras podem implementar para melhorar a conformidade, aumentar a eficiência e reduzir o risco.
1. Estruturas legais e regulatórias diversas
A diversidade de enquadramentos legais e regulamentares da América Latina cria um ambiente desafiante para o cumprimento do CRS e da FATCA. Diferentes países têm diferentes prazos, formatos e requisitos de relatórios. As instituições que operam em várias jurisdições devem lidar com regulamentações conflitantes, muitas vezes levando a erros, atrasos e ineficiências.
As instituições financeiras devem criar um comité interno de conformidade ou um grupo de trabalho dedicado à monitorização e interpretação dos regulamentos em todas as jurisdições onde a instituição opera. Esta equipa pode manter um repositório atualizado de requisitos de conformidade, prazos e normas de comunicação.
Devem também ser criadas diretrizes internas e fluxos de trabalho que normalizem os processos de recolha de dados e de elaboração de relatórios, assegurando a consistência em todas as sucursais. Por fim, os funcionários de todos os departamentos devem receber formação regular sobre os regulamentos específicos da jurisdição para reduzir as lacunas de conhecimento e garantir a implementação exacta das normas de comunicação.
2. Recursos limitados para o cumprimento da legislação
Muitas instituições financeiras, especialmente as mais pequenas, debatem-se com orçamentos limitados, equipas de conformidade com falta de pessoal e programas de formação insuficientes. As tarefas de conformidade recaem frequentemente sobre funcionários com outras responsabilidades principais, o que leva a ineficiências e erros.
Uma solução potencial para este desafio poderia ser a reorganização dos fluxos de trabalho internos para dar prioridade às tarefas relacionadas com a conformidade durante os períodos de pico dos relatórios. Dedique tempo e recursos específicos às actividades de comunicação CRS e FATCA.
Treine funcionários de outros departamentos para ajudar nas tarefas de conformidade durante os períodos de alta demanda. Esta abordagem ajuda a distribuir a carga de trabalho enquanto melhora a consciencialização geral dos requisitos de conformidade em toda a organização.
No entanto, a melhor solução pode ser investir numa solução de conformidade que ajude as instituições financeiras com os regulamentos e requisitos de relatórios CRS e FATCA. Por exemplo,
a solução CRS/FATCA One da Trans World Compliance simplifica a elaboração de relatórios, levantando bandeiras vermelhas, amarelas e verdes para identificar deficiências de dados, indícios e outros problemas.
3. Barreiras linguísticas e de comunicação
As diretrizes CRS e FATCA são normalmente publicadas em inglês, o que pode levar a interpretações erradas ou atrasos na compreensão por parte de instituições em países predominantemente de língua espanhola e portuguesa. A falta de comunicação resulta frequentemente em erros de comunicação ou incumprimento.
É essencial traduzir as diretrizes oficiais do CRS e da FATCA para a língua de trabalho da instituição e criar versões simplificadas e bilingues dos principais documentos para uso interno. Além disso, desenvolva e mantenha um glossário de termos e acrónimos relacionados com o CRS e a FATCA, traduzido e explicado para o pessoal local.
4. Recolha e exatidão de dados
Os dados exactos e completos dos clientes são essenciais para a conformidade, mas muitas instituições debatem-se com registos desactualizados ou com clientes que não respondem. A falta de informação conduz a erros e a um aumento dos riscos de auditoria. As instituições financeiras devem programar revisões de dados trimestrais ou semestrais para identificar informações de clientes em falta ou desactualizadas e atribuir pessoal dedicado à verificação e atualização dos registos.
Outras estratégias incluem a criação de iniciativas internas que incentivem o pessoal a dar prioridade à recolha de informações em falta sobre os clientes durante as interações de rotina, tais como actualizações de contas ou chamadas de serviço de apoio ao cliente, e o estabelecimento de protocolos para um acompanhamento consistente dos clientes, salientando a importância de fornecer informações exactas para efeitos de conformidade.
5. Aumento do escrutínio regulatório
As autoridades fiscais na América Latina e em todo o mundo estão a intensificar as auditorias, a impor penalizações mais pesadas por incumprimento e a exigir uma adesão mais rigorosa aos regulamentos CRS e FATCA. As instituições financeiras enfrentam pressão para produzir relatórios sem erros e demonstrar práticas de conformidade robustas.
Ao desenvolver um processo de revisão interna rigoroso para verificar todos os relatórios antes da apresentação, identificando e corrigindo os erros atempadamente, implementando auditorias internas regulares para avaliar os fluxos de trabalho de conformidade, identificar ineficiências e garantir a adesão aos requisitos regulamentares, e formando o pessoal através de auditorias simuladas e exercícios de relatórios simulados, ajudando-os a prepararem-se para inspecções regulamentares reais, as instituições financeiras podem aliviar o stress que envolve as auditorias.
6. Lacunas nas infra-estruturas digitais
Os sistemas de TI desactualizados e os processos manuais de apresentação de relatórios são predominantes em toda a região, o que torna difícil para as instituições lidar com as complexidades da conformidade com o CRS e a FATCA. Estas limitações conduzem a ineficiências, taxas de erro mais elevadas e aumento dos custos operacionais.
Identifique as tarefas manuais que consomem mais tempo, como a validação de dados ou a formatação de relatórios, e dê prioridade à sua automatização utilizando ferramentas desenvolvidas internamente ou soluções de software existentes.
A solução CRS/FATCA One da Trans World Compliance foi concebida para responder aos desafios de infraestrutura digital enfrentados pelas instituições financeiras na América Latina. O CRS/FATCA One permite que as instituições automatizem processos de conformidade complexos, validem e formatem dados sem problemas e gerem relatórios sem erros que cumpram as normas específicas da jurisdição, oferecendo uma plataforma de fácil utilização adaptada aos requisitos regulamentares exclusivos da região.
Conclusão
As instituições financeiras latino-americanas enfrentam desafios significativos na obtenção da conformidade com o CRS e a FATCA, mas estes obstáculos não são intransponíveis. As instituições podem cumprir os requisitos regulamentares e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência operacional, tomando medidas proactivas e internas, como a criação de equipas de supervisão centralizadas, a promoção da colaboração entre departamentos e o investimento na formação do pessoal.
Em última análise, a conformidade com o CRS e a FATCA oferece uma oportunidade para as instituições financeiras modernizarem as suas práticas, criarem confiança nos clientes e reforçarem a sua posição como participantes fiáveis no sistema financeiro global.