Les institutions financières se trouvent aujourd’hui dans une position inconfortable. D’un côté, elles doivent collecter des données clients très détaillées pour répondre aux exigences de déclaration fiscale. De l’autre, elles sont soumises à des lois strictes sur la protection des données qui limitent ce qu’elles peuvent recueillir et partager. Ce tiraillement crée de véritables casse-têtes opérationnels pour les banques, sociétés d’investissement et autres acteurs des services financiers.
Entre deux mondes
Le conflit est clair et complexe. Les autorités fiscales exigent des informations détaillées sur les clients pour prévenir l’évasion fiscale et garantir la conformité. Mais des réglementations comme le RGPD confèrent aux individus un contrôle fort sur leurs données.
« Vous devez informer le client du fondement juridique qui justifie la collecte et limiter les données à ce qui est légalement requis. »
Cela crée un exercice d’équilibriste permanent. Collecter trop peu expose à des sanctions pour non-conformité fiscale. Collecter trop expose à des infractions en matière de protection de la vie privée. Dans les deux cas, les pénalités peuvent être lourdes.
Le RGPD change la donne
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a profondément modifié l’approche des institutions financières face aux données clients. Les individus peuvent désormais demander à voir quelles données sont conservées, corriger des inexactitudes, voire exiger leur suppression dans certains cas.
Avec des clients de type entité plutôt qu’individus, la complexité s’accentue. Les relations directes qui permettent des notifications claires de confidentialité n’existent pas toujours. Robert souligne un autre problème:
« Avant chaque transfert de données, vous devez informer le client et lui donner le droit de les rectifier. »
En pratique, cela peut signifier qu’une banque doit contacter des centaines de milliers de clients avant chaque déclaration trimestrielle, pour expliquer quelles données seront partagées et permettre des corrections. Une charge administrative colossale.
La stratégie de notification
Beaucoup d’institutions ont adopté des rapports annuels aux investisseurs ou des notifications globales de compte bancaire comme solution. Plutôt que de contacter les clients avant chaque transfert, elles envoient un résumé annuel expliquant quelles informations sont transmises aux autorités fiscales.
Cette approche réduit la charge administrative, mais introduit de nouveaux risques. Robert met en garde :
« Il y a tellement de choses qui peuvent mal tourner avec les données personnelles identifiables, avec à la clé des risques réputationnels. »
Trouver le juste équilibre
Les institutions les plus efficaces développent des approches systématiques pour gérer ces exigences contradictoires. Trois leviers se distinguent :
1. Investir dans la technologie permettant d’automatiser les notifications de confidentialité tout en conservant des pistes d’audit détaillées.
2. Former les équipes à identifier les situations où la protection des données peut entrer en conflit avec les obligations fiscales.
3. Créer des équipes dédiées exclusivement au croisement entre vie privée et conformité fiscale, afin de développer une expertise spécifique et d’anticiper les conflits avant qu’ils ne deviennent problématiques.
Perspectives
Les réglementations sur la protection des données continuent de s’étendre dans le monde entier, tandis que les autorités fiscales exigent des rapports toujours plus détaillés. Les institutions qui réussiront seront celles qui verront la conformité non comme une contrainte, mais comme un avantage compétitif.
Mettre en place des systèmes robustes de gestion des données clients inspire confiance. Les clients veulent savoir que leurs informations sont gérées de manière responsable. Bien faire les choses peut ainsi permettre à une institution financière de se démarquer.
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