Las instituciones financieras se encuentran en una posición incómoda en la actualidad. Necesitan recopilar datos exhaustivos de sus clientes para cumplir con los requisitos de reporte fiscal, pero también se enfrentan a estrictas leyes de privacidad de datos que limitan lo que pueden recopilar y compartir. Esta tensión crea verdaderos dolores de cabeza operativos para bancos, empresas de inversión y otras empresas de servicios financieros.
El conflicto es claro y complejo. Las autoridades fiscales exigen información detallada sobre los clientes para evitar la evasión fiscal y garantizar el cumplimiento de la normativa. Sin embargo, leyes como el GDPR otorgan a las personas un gran control sobre sus datos. Robert Jan Meindersma, cofundador de Triple Tax Services, explica el reto: «Hay que informar al cliente de los motivos que justifican la recopilación de datos y limitarlos a lo que exige la ley».
Esto crea un malabarismo constante. Si se recopilan pocos datos, se corre el riesgo de infringir la normativa fiscal. Si se recopilan demasiados, se infringen las leyes de privacidad. Las sanciones por equivocarse pueden ser considerables en ambos casos.
El Reglamento General de Protección de Datos ha alterado fundamentalmente la forma en que las instituciones financieras abordan los datos de los clientes. En virtud del GDPR, los clientes pueden solicitar ver los datos que las empresas tienen sobre ellos, corregir inexactitudes e incluso exigir su supresión en determinadas circunstancias.
Cuando las entidades prestan servicios a clientes corporativos en lugar de a clientes particulares, la situación se complica aún más. A menudo no existen las relaciones directas que facilitan las notificaciones de privacidad. Robert señala otro problema: «Antes de cada transferencia de datos, es necesario informar al cliente y darle el derecho a rectificarlos».
Veamos lo que esto significa en la práctica. Un banco podría tener que ponerse en contacto con cientos de miles de clientes antes de cada informe fiscal trimestral para explicarles qué datos se compartirán y ofrecerles la posibilidad de corregirlos. La carga administrativa es enorme.
Muchas instituciones han optado por los reportes anuales a los inversores o las notificaciones de cuentas bancarias como solución. En lugar de ponerse en contacto con los clientes antes de cada transferencia de datos, envían resúmenes anuales en los que explican qué información se comunica a las autoridades fiscales.
Este enfoque reduce los gastos administrativos, pero introduce nuevos riesgos. Robert advierte sobre las posibles consecuencias: «Hay muchas cosas que pueden salir mal con los datos de carácter personal, lo que puede dar lugar a problemas de reputación».
Las instituciones más exitosas han desarrollado enfoques sistemáticos para gestionar estas exigencias contrapuestas. Estas son tres formas en que las instituciones financieras pueden encontrar un punto medio:
Invertir en tecnología que automatice las notificaciones de privacidad y mantenga registros de auditoría detallados.
Formar al personal para que reconozca cuándo las consideraciones de privacidad pueden entrar en conflicto con los requisitos de reporte fiscal.
Establecer equipos dedicados que trabajen exclusivamente en la intersección de la privacidad y el cumplimiento fiscal permite a los especialistas comprender los marcos normativos, lo que les permite detectar posibles conflictos antes de que se conviertan en problemas.
Las regulaciones de privacidad continúan expandiéndose a nivel mundial, mientras que las autoridades fiscales exigen reportes cada vez más detallados. Las instituciones que prosperarán serán aquellas que vean el cumplimiento no como una carga, sino como una ventaja competitiva.
La creación de sistemas sólidos para gestionar los datos de los clientes genera confianza. Los clientes quieren saber que su información se maneja de forma responsable. Hacerlo bien puede hacer que una institución financiera destaque.
Para las instituciones que se enfrentan a estos retos, empresas de consultoría especializadas como Triple Tax Services ofrecen su experiencia en el equilibrio entre los requisitos de privacidad y fiscales. La inversión en asesoramiento profesional suele amortizarse al evitar costosos incumplimientos normativos.